Terms and conditions of sale

Discover IGIENAIR's General Terms and Conditions of Sale: services, responsibilities, contractual terms and legal information:

Les présentes conditions générales de vente régissent les ventes de prestations de service ou de matériel par IGIENAIR ci-après désigné le « Prestataire » à l’exclusion de toutes autres conditions générales applicables, et ce sans restrictions ni réserves.

SERVICE DESCRIPTION

The Service Provider offers a wide range of products and services in the industrial (automotive, microelectronics, nuclear), service (local authorities, services, schools, catering, hotels), food (production, processing, packaging, storage, cold rooms) and health (hospitals, experimental pharmacies, laboratories, care facilities) sectors, among other specific services that could be provided for a particular customer and which would then be described in detail.

FIELDS OF APPLICATION

All sales contracts and quotations are governed by these general terms and conditions of sale, payment and delivery. By signing the order form, contract or quotation, the customer declares that he/she accepts the terms and conditions herein.

CONTRAT DE SOUS-TRAITANCE

The customer is deemed to have accepted the present terms and conditions of sale when signing the contract or placing a firm order.

MODE OF INTERVENTION

• Devis :
The Service Provider intervenes on a worksite on receipt of a one-off order sent by the customer following an estimate drawn up by one of the Service Provider's employees.

The quotation shows :

• • applicable regulations
  • description of the elements to be treated
  • intervention methodology
    The purchase order must include the references of the quotation to which it refers, as well as the total amount of the services to be provided.
    A quotation returned to the Service Provider initialled and signed with the words «bon pour accord» or «bon pour intervention» shall be deemed a firm order.

Contrat :
The Service Provider proposes to its customers the signature of contracts of variable duration, generally of one, three or five years. The purpose of these contracts is to define the customer's needs and propose an annual schedule of interventions, based on the requirements of each party.

SITE PROCEDURES

Shortly before the technical intervention, the Service Provider sends the customer a confirmation of the intervention, indicating the name and address of the customer, the names of the technicians, the start time of the service and a description of the intervention.
The Service Provider's technical teams each have their own equipment (in particular robotized brushing equipment, high-pressure cleaners, foam guns, three-motor air and water vacuums, high-pressure cleaning nozzles, compressors, disinfection equipment, mobile suction units with high-efficiency filters) and their own personal equipment (in particular work clothes and individual and collective protective equipment).
Teams apply the methodology applicable to the company, according to the conditions of intervention and access to installations described in the estimate or contract.
The work is accepted on the basis of a technical intervention sheet, which includes all the details of the service (schedule, names of the people involved, description of the installations to be treated). The customer and the Service Provider's employee check the work together. Acceptance takes place when the customer has signed the work sheet or made no complaint within 48 hours of the work being carried out.

The Customer undertakes to :

• prepare premises for intervention
• désigner un responsable des travaux présent a minima au démarrage et à la réception du chantier
• inform users of treated facilities of the dates and times of operations
• supply water
• fournir l’électricité a minima mono 220 V. 16A.,
• inform the Service Provider of the presence on the work site of any materials containing or likely to contain asbestos (art R 237-3 of the French Labour Code),
• identify premises where chemical agents are used, in particular CMR agents

La vérification de l’étanchéité des installations électriques est de la responsabilité du Client. Le Prestataire ne pourra en aucun cas être tenu responsable d’une éventuelle fuite ou d’un excès d’humidité pouvant entrainer une quelconque altération des installations.

En cas de report d’intervention par le client intervenant moins de 3 jours ouvrés avant la date d’intervention prévue, le Prestataire se réserve la possibilité de facturer une indemnité forfaitaire de 250 € H.T.
En cas de report d’intervention par le client ou en cas d’impossibilité d’intervenir le jour même (état des installations rendant impossible l’intervention ou non-disponibilités des installations), le Prestataire se réserve la possibilité de facturer une indemnité forfaitaire de 500 € H.T à laquelle pourra être ajouté le coût des déplacements des techniciens et des achats spécifiques intervenus pour la réalisation du chantier concerné.

COMMITMENT TO CONFIDENTIALITY

Le Prestataire s’engage à ne diffuser aucun résultat, plan ou autres renseignements issu des cahiers des charges et également des observations qui pourront être faites lors de l’établissement d’un devis ou de l’intervention sur le site.
With the exception of information made public by the Customer, all other information is proprietary and is treated by the Service Provider as confidential. Where the Service Provider is required by law to disclose confidential information gathered during the performance of a service and as a product of the service, the Customer will be notified of the information provided, unless prohibited by law.
If the Service Provider is required to obtain information from a third party in connection with complaints (e.g. regulatory authorities, customers), this information will be kept confidential between the Service Provider and its customer. The Service Provider will not disclose to its customer the identity of the complaining party (unless authorized by the complaining party).
Dans le cadre de ses activités, le Prestataire est amené à solliciter des travaux de fournisseurs externes notamment pour la réalisation d’audits (ex. : auditeurs d’organismes officiels ou tierces partie) ou pour l’administration et le développement de logiciels (ex. : prestataires informatiques). De fait, le Prestataire est susceptible de communiquer certaines données confidentielles propres à au Client. Les différents intervenants mandatés s’engagent par la signature d’un document dédié à préserver la confidentialité des données auxquelles ils ont accès.

DELIVERY TIME

En, cas de vente de matériel, hors prestation de service, le délai de livraison n’est pas contractuel. Il ne donnera lieu à aucun dédommagement, à moins d’accords particuliers. Ce délai ne pourra en aucun cas être la cause d’un refus de la commande ou de modifications des conditions de paiement. Dans le cas de vente de prestation de service, le Prestataire décide, en accord avec le client des dates et heures d’intervention. Le Prestataire peut toutefois les modifier à son gré et en informera alors immédiatement le client par tout moyen à sa disposition.

TRANSPORT AND PACKAGING

Sauf stipulation contraire, le coût d’emballage ainsi que l’expédition des marchandises qui pourraient être vendues, hors prestation de service, par le Prestataire sont facturés aux tarifs pratiqués par les différents transporteurs sélectionnés. Sauf accord particulier, pour les commandes d’un montant inférieur à 200 euros, il sera facturé automatiquement un forfait de 75 €uros couvrant les frais administratifs et le transport.

MATERIAL RECEPTION

Après le départ de nos dépôts, la commande de matériel est considérée comme ayant été exécutée. La marchandise voyage aux risques et périls du destinataire : il est chargé d’inspecter les colis lors de la livraison, et, à cet égard il doit en cas de contestation, adresser ses réclamations au transporteur (même en cas de transport pré-payé). Nous n’assurons les marchandises transportées que sur demande expresse du destinataire, les frais d’assurance demeurant à sa charge. Aucune marchandise ne sera retournée et remboursée sans l’accord préalable du Prestataire. Le retour d’articles endommagés ou défectueux ne peut se faire qu’après accord de notre Direction Technique. Le coût de la réexpédition est endossé par le client. Le défaut de l’article prétendument défectueux doit être clairement mentionné.

INVOICING AND TERMS OF PAYMENT

• For service provision, as soon as the technical intervention is completed, the Service Provider issues an invoice to the customer, stating the references of the initial quotation or contract and the references of any purchase order.
  Invoices are payable within 45 days of the end of the month, unless otherwise agreed with the customer. Payment can be made by cheque, bank transfer or direct debit.
• Pour la vente de matériel, les factures sont payables, à réception de facture. Les marchandises restent notre propriété jusqu’à leur paiement intégral. L’acheteur s’engage à faire prendre connaissance de ces conditions de vente à ses propres clients qui prendraient possession de marchandises non encore complètement réglées.
• Toute facture restant impayée à terme se verra majorée des intérêts au taux légal, chaque nouvelle mensualité entamée donnant lieu au paiement du mois entier En cas de non-paiement, il sera dû, à titre de réparation, une indemnité de 10% du montant de la facture hors taxe, avec un minimum de 125 euros, tout en nous réservant le droit de réclamer une indemnité supplémentaire en remboursement des préjudices réellement subis.
  The issuance of a bill of exchange or any other payment agreement will not result in contractual novation and will not call into question these conditions of sale. Cheques and promissory bills are only valid as payment once they have been honoured.
  Non-payment of any invoice shall render all other invoices immediately due and payable, and shall entitle us to cancel any outstanding sales and suspend all shipments.

RESPONSIBILITY

Pour les prestations de services, le Prestataire est tenu à une obligation de moyens.
À ce titre, il s’engage à :
1. Mettre en oeuvre les moyens humains, matériels et techniques nécessaires, conformément aux règles de l’art et aux exigences de sécurité du site.
2. Affecter un personnel qualifié et habilité, disposant des équipements requis pour intervenir en fonction des spécificités du site.
3. Respecter la méthodologie, le planning et les procédures communiqués, ainsi que toutes les mesures d’hygiène, de sécurité et de prévention en vigueur sur le site.
4. Utiliser des matériels et produits adaptés aux installations et aux contraintes spécifiques du site.
5. Informer sans délai le Client de toute difficulté, anomalie ou situation pouvant impacter la bonne exécution des prestations et proposer le cas échéant et si cela relève de son domaine de compétences les solutions appropriées.
6. Prendre toutes les précautions nécessaires pour éviter toute dégradation, tout dommage causé par une faute, une négligence ou une mauvaise exécution des équipes d’intervention engageant sa responsabilité.

Le Prestataire demeure pleinement responsable des dommages causés aux installations ou aux équipements du Client lorsqu’ils résultent d’une faute, d’une négligence, d’une erreur d’exécution ou d’une mauvaise réalisation des prestations qui lui sont confiées. Il est également responsable de tout retard d’intervention lorsque celui-ci est imputable à son organisation, à ses moyens, ou à un manquement à ses obligations contractuelles.
En revanche, le Prestataire ne pourra être tenu responsable des dommages qui résulteraient :
(I) d’un acte, d’une intervention ou d’une négligence du Client ou de son personnel ;
(II) de l’utilisation de matériel, d’installations ou d’équipements ne relevant pas de sa responsabilité, notamment ceux fournis ou maintenus par le Client ;
(III) d’un retard d’intervention causé par des circonstances imputables au Client (accès non sécurisé, indisponibilité des équipements, interruption du process, etc.).
En cas de désordre constaté sur le chantier, le Client s’engage à informer le Prestataire dans un délai de 48h maximum par tout moyen à sa convenance.
En cas de désaccord sur l’origine des désordres constatés, les parties conviennent de mandater un tiers expert pour trouver une solution amiable à tout litige naissant.
Pour la vente de marchandises, le Prestataire est tenu à une obligation de délivrance conforme.

INSURANCE

Le Prestataire est titulaire d’un contrat d’assurance garantissant sa responsabilité civile professionnelle.
Les réclamations consécutives à un dommage subi par les Tiers, y compris les Clients, dont le Prestataire pourrait être l’objet dans le cas ou sa Responsabilité civile professionnelle serait engagée, ne saurait excéder les montants garantis par le contrat d’assurance.
Toute réclamation devra être adressée par LRAR dans un délai maximum de 48h de la découverte du sinistre.

RETENTION OF TITLE

In the absence of payment for the goods, including interest or other sums due in due time, the contract may be cancelled without notice within eight days of a warning sent by registered letter to which no response has been received.
Quoiqu’il en soit, les marchandises resteront la propriété du vendeur jusqu’à leur paiement intégral. Cependant l’acheteur supporte le risque de la perte ou de la destruction des marchandises, dès la signature du contrat de vente.

FORCE MAJEURE - FAIT DU PRINCE

The Service Provider may not be held liable for damage to a site, for the impossibility of carrying out a site or for delays in carrying out a site in the event of the occurrence of an unforeseeable, insurmountable and external factor. The same applies in the event of a governmental or state decision, or one issued by a higher authority.
Stoppage of deliveries by subcontractors supplying us with raw materials or manufactured products, due to war, strike, force majeure or any other unforeseeable event, releases us from the obligation to honor outstanding orders during this period. Such events also give us the right to terminate agreements without the purchaser being able to claim compensation from us.

DISSOLUTION CLAUSE IN THE EVENT OF BANKRUPTCY OR RECEIVERSHIP

Any request for a moratorium (amicable or judicial), suspension of payment - even if unofficially declared - or any other incident caused by the customer's insolvency, will result in the immediate payment of the invoices concerned. In this case, the Service Provider also reserves the right to cancel other orders by registered letter, eight days after the discovery of a situation of this type, without this generating the payment of any indemnity on our part.

GUARANTEE

Le Prestataire conserve le droit de ne se conformer à ses obligations qu’après le paiement intégral et, après que le Client ait lui-même satisfait à toutes ses obligations. Si le compte du Client devient fortement débiteur, le Prestataire se réserve le droit, même après la livraison partielle, de réclamer des garanties supplémentaires. En cas de refus, le Prestataire se réserve le droit d’annuler les commandes déjà passées totalement ou partiellement.

TERMINATION

The order may be terminated at any time by either party in the event of one of them failing to meet its obligations, eight working days after formal notice by registered letter with acknowledgement of receipt has gone unanswered. In this event, a mutual assessment, possibly by a mediator chosen by the parties, will be made of the work already carried out by the Service Provider.
If part of the work has been carried out in accordance with the order placed, the customer must pay the Service Provider for this work.

APPLICABLE LAW AND JURISDICTION

All sales are subject to French law. Any dispute that cannot be resolved amicably will be brought before the Court of VERSAILLES.